Mijlpaal: het Waterschapshuis voor eeuwig bewaard
Het Waterschapshuis heeft de eerste helft van haar analoge archief overgedragen aan Archief Eemland. Kristien Zuidland worstelde zich vooraf door meters documenten: wel bewaren, niet bewaren.
Het had iets van een plechtige overdracht: speciaal transport vervoerde vrijdag 2 februari 17 dozen met archiefstukken vanuit Almelo naar Archief Eemland in Amersfoort. Henk van Tilburg nam daar namens Chantal Menting, de archivaris van het Waterschapshuis, de dozen in ontvangst. Archief Eemland neemt, na de overdrachtshandtekeningen, het archief in beheer. Kristien Zuidland: “Zij zorgen nu voor permanente bewaring. Het Dagelijks Bestuur besloot twee jaar geleden tot de overdracht; dit is echt een mijlpaaltje.”
Loden deur
Kristien Zuidland is senior adviseur informatiemanagement bij hWh en bereidde afgelopen maanden de overdracht voor vanuit Almelo. Kristien: “hWh in Amersfoort heeft geen goede archiefbewaarplaats. Het hele analoge archief van het Waterschapshuis ligt achter een loden deur bij Waterschap Vechtstromen in Almelo. Zij hebben een goedgekeurde, brandveilige archiefbewaarplaats met gecertificeerde temperatuur- en luchtregelaar. Die mag hWh gebruiken.”
Dertig meter
Kristien kreeg oktober vorig jaar de grote sleutel tot het archief. Ze begon monter aan een klus waar tot dusver niemand zich aan waagde. Zo’n kleine dertig meter aan archiefdozen met documenten moest geselecteerd worden. Kristien: “Het volledige analoge archief beslaat de periode 2006-2020. Een deel daarvan moet volgens de Archiefwet permanent bewaard blijven. Andere stukken moeten juist na het aflopen van de bewaartijd vernietigd worden.”
Blauwe doosjes
Om het behapbaar te maken, begon Kristien eerst maar eens aan de periode 2006-2012. “Alle documenten zitten in cahiers in bruine archiefdozen. Die moest ik een op een nakijken: permanent bewaren of niet? En op basis van welke wettelijke grondslag? Wat permanent bewaard moest blijven, ging met een documentbinder en een nieuwe omslag in een blauwe doos. Die stukken zijn bijna allemaal via een inventarislijst straks voor iedereen in het archief op te vragen. Andere stukken verdwenen in de blauwe container voor vernietiging.”
Selectielijst
De keuze tussen bewaren en vernietigen, baseerde Kristien op de selectielijst Waterschappen 2012. Alle bestuurlijke stukken, inclusief in- en uitgaande correspondentie moesten bewaard worden. Ook het projectdossier Tax-i ging in een blauwe dozen. Andere documenten met bijvoorbeeld personeelsgegevens moesten op basis van de privacywetgeving juist vernietigd worden.
Foto's
Digitale kopieën
Kristien had er plezier, zegt ze. “Ik houd ervan om dingen op te pakken en aan de slag te gaan. Dat vind ik superleuk aan deze opdracht. Het is concreet en ik kan letterlijk meters maken.” Maar ze benadrukt dat ze het niet alleen doet. Want van de stukken die naar de papiershredder gaan, mogen geen digitale kopieën blijven bestaan. Ook van analoge stukken die permanent bewaard worden, mag hWh na het overdragen van de zorgplicht geen digitale kopieën behouden. Haar technische collega’s Jesse van Diepen en Bert-jan Sollie hebben er hard aan getrokken om dat proces goed uit te werken, zegt Kristien. “Jesse en Bert-jan hebben daar samen met document-eigenaar Sanne Wijnhorst een goed proces voor uitgewerkt. Er worden ook allemaal handtekeningen voor gezet. Helemaal uitsluiten dat iemand nog een kopie op een lokale schijf heeft staan, kunnen we niet.”
Wattenstaafjes
De eerste tranche voor de overbrenging naar Archief Eemland stond donderdag 1 februari gereed. Voordat het permanente archief netjes verpakt met geconditioneerd transport naar Amersfoort kon, kwamen eerst inspecteurs naar Almelo. Kristien: “Die kwamen met testbuisjes langs om te kijken of er geen zilvervisjes of andere vreselijke ongeregeldheden in ons archief zaten. Ze waren met wattenstaafjes documenten aan het likken. Dat was wel grappig. Op dat moment krijg je er extra veel zin, want dan zie dat je echt heel waardevol werk doet. In Amersfoort worden de dozen ook eerst nog in een quarantaineruimte geplaatst.”
Transparant
Met de overbrenging naar Archief Eemland voldoet hWh aan de wens om graag zo transparant en toegankelijk mogelijk te zijn. “Zolang het in Almelo achter de dikke loden deur ligt, kan niemand erbij”, zegt Kristien. “Bij Archief Eemland kan iedereen straks stukken inzien als ze dat willen.” Om dat kenbaar te maken, publiceerde Kristien een bericht op een nieuw hWh-account bij officiëlebekendmakingen.nl.
1 juli
Ondertussen selecteert ze gestaag door aan de tweede helft van het archief in Almelo, de periode 2013-2020. Die overdracht staat op de agenda voor 1 juli van dit jaar. Kristien: “Om het zo goed mogelijk te doen, splitsen we de overbrenging in twee delen.” Op 1 januari 2020 is het vervangingsbesluit in werking getreden. Vanaf dat moment hoeft hWh geen analoge stukken meer te bewaren, maar geldt de digitale versie als origineel. Kristien: “Daar moet Archief Eemland nog een e-depot voor inrichten.”